Tilldelningsbeslut enligt LOU

Vad är ett tilldelningsbeslut enligt LOU?

Ett tilldelningsbeslut är den praktiska benämningen på beslutet om att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal. LOU:s bestämmelse är formulerad kring hur beslutet ska meddelas: den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare skriftligen om beslutet enligt 12 kap. 12 § första stycket.

Skillnaden mellan orden har praktisk betydelse. Det en leverantör tar emot är en underrättelse, och det är underrättelsen som lagen knyter både innehållskrav och tidsfrister till. Mottagarkretsen följer av samma bestämmelse och omfattar både de som har ansökt om att få delta och de som har lämnat anbud.

Tidpunkten är bestämd i lagen genom kravet på att underrättelsen ska skickas snarast möjligt efter beslutet. Utskicket är samtidigt startpunkt för den period då avtal inte får ingås, vilket gör att beslutet och utskicket är två skilda händelser även när de sker samma dag.

Tre begrepp hålls isär i det här skedet:

• Tilldelningsbeslut: Beslutet om att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal.
• Underrättelse om tilldelningsbeslut: Den skriftliga informationen om beslutet som anbudssökande och anbudsgivare ska få snarast möjligt.
• Avtalsspärr: Den period efter underrättelsen då avtal inte får ingås.

Vad måste underrättelsen om ett tilldelningsbeslut innehålla?

Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet och ange den period under vilken avtal inte får ingås. Det följer av 12 kap. 12 § andra stycket LOU och gäller utöver kravet på skriftlig form och på att underrättelsen skickas snarast möjligt till anbudssökande och anbudsgivare.

Upphandlingsmyndighetens beskrivning av en fullständig underrättelse omfattar dessutom uppgiften om vilken leverantör som har valts. Skälen gäller utfallet av prövningen, medan de krav och kriterier som prövningen utgår från anges i upphandlingsdokumenten.

Underrättelsen har därmed sex beståndsdelar:

• Form: Skriftlig.
• Mottagare: Anbudssökande och anbudsgivare i upphandlingen.
• Tidpunkt: Snarast möjligt efter beslutet.
• Skäl: Skälen för beslutet.
• Avtalsspärr: Den period under vilken avtal inte får ingås.
• Vald leverantör: Vilken leverantör som har valts, enligt Upphandlingsmyndighetens innehållsbeskrivning.

Kravet på skäl är inte detsamma som en fastställd mall. Bestämmelsen kräver att skälen framgår, men den anger ingen given nivå av redovisning för utvärderingsmatriser eller bevisning i varje enskild upphandling.

Hur lång är avtalsspärren efter ett tilldelningsbeslut?

Avtalsspärren är minst 10 dagar vid elektroniskt utskick och minst 15 dagar om underrättelsen skickas på annat sätt. Utskicksdagen räknas inte in. Avtalet får ingås först efter spärrens sista dag, och en längre spärr som myndigheten angett i underrättelsen gäller framför minimitiden.

Utskickssätt	Minsta avtalsspärr
Underrättelsen skickas elektroniskt	10 dagar, räknat från dagen efter utskicket
Underrättelsen skickas på annat sätt	15 dagar, räknat från dagen efter utskicket

Slutdagen flyttas till nästa vardag om den infaller på lördag, söndag, annan allmän helgdag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton. Helgdagar inne i fristen räknas däremot med. Vad en annan leverantör kan få ta del av under spärren avgörs av reglerna om upphandlingssekretess.

När gäller inte den obligatoriska avtalsspärren efter ett tilldelningsbeslut?

Den obligatoriska avtalsspärren gäller inte i de tre situationer som räknas upp i 20 kap. 2 § LOU. Inte heller vid direktupphandling gäller obligatorisk avtalsspärr. En domstol kan dock förbjuda att avtal ingås under en överprövning även när någon spärr inte gäller.

Undantagen är:

• Förhandlat förfarande utan föregående annonsering: Kontrakt som tilldelas efter ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt de bestämmelser som paragrafen hänvisar till.
• Förnyad konkurrensutsättning: Kontrakt som tilldelas genom förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal.
• Dynamiskt inköpssystem: Kontrakt som tilldelas inom ett dynamiskt inköpssystem.

En frivillig avtalsspärr är något annat än den obligatoriska. Vid förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal kan den upphandlande myndigheten ändå tillämpa en frivillig avtalsspärr, som ger leverantörerna tillfälle att reagera innan avtalet ingås. Valet att använda spärren är frivilligt, men när den tillämpas följer den tidsreglerna i 20 kap. 1 § LOU.

Undantagen påverkar också tidpunkten för en ansökan om överprövning av upphandlingen. Löper ingen avtalsspärr finns ingen frist att förhålla sig till, och ansökan ska i stället göras innan avtalet ingås.

Hur hänger tilldelningsbeslut och överprövning ihop?

Avtalsspärren ger leverantörerna tid att använda LOU:s rättsmedel. En leverantör som anser sig ha lidit eller kunna komma att lida skada kan ansöka om överprövning av upphandlingen eller av ett avtals giltighet.

Rättsmedlet har två skilda föremål. En överprövning av upphandlingen gäller själva upphandlingen och hör till tiden före avtalet, medan en överprövning av ett avtals giltighet tar sikte på ett avtal som redan har ingåtts. Kravet på att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada gäller i båda fallen.

För överprövning av upphandlingen är tidpunkten avgörande. Ansökan ska göras innan avtalsspärren har löpt ut, och när ingen avtalsspärr gäller ska den i stället göras innan avtalet ingås.

Ordningen efter beslutet är därför:

• Underrättelse: Anbudssökande och anbudsgivare underrättas skriftligen om beslutet.
• Avtalsspärr: Den angivna spärren löper med lagens minimitid och regler för beräkning av slutdagen, om inget undantag gäller.
• Eventuell ansökan: En leverantör som kan lida skada ansöker om överprövning innan spärren har löpt ut.
• Avtal: Kontraktet kan ingås efter spärrens slut om ingen förlängd spärr eller domstolsbeslut hindrar det.

Rättsmedlet är alltså en ansökan om överprövning, inte ett överklagande av tilldelningsbeslutet i vanlig mening. När avtalet är ingått övergår frågan från upphandlingens tidsfrister till leverantörsuppföljning under avtalstiden.

Vanliga frågor om tilldelningsbeslut

Är ett tilldelningsbeslut samma sak som ett avtal med den valda leverantören?

Nej, tilldelningsbeslutet anger vem myndigheten har valt och är inte i sig det färdiga kontraktet. När avtalsspärr gäller får avtalet ingås först efter att spärren löpt ut, förutsatt att inget annat förbud mot att ingå avtal gäller.

Får alla anbudsgivare skälen för ett tilldelningsbeslut?

Ja. Underrättelsen ska skickas skriftligen till anbudssökande och anbudsgivare och innehålla skälen för beslutet samt den period då avtal inte får ingås.

Hur sent kan en leverantör ansöka om överprövning efter ett tilldelningsbeslut?

En ansökan om överprövning av upphandlingen ska göras innan avtalsspärren har löpt ut. Gäller ingen avtalsspärr ska ansökan i stället göras innan avtalet ingås.