Anbud i offentlig upphandling

Vad är ett anbud?

Ett anbud är det svar en leverantör lämnar i en upphandling, och det prövas mot de krav som den upphandlande myndigheten har ställt. Anbudet är alltså leverantörens handling, medan upphandlingsdokumenten är myndighetens.

Skillnaden mellan de två begreppen är avgörande för vilka krav som gäller:

Begrepp	Innebörd i en upphandling
Anbud	Leverantörens svar i upphandlingen, som prövas mot ställda krav och villkor
Upphandlingsdokument	Varje dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva eller fastställa innehållet i upphandlingen

Eftersom innehållet i upphandlingsdokumenten varierar mellan upphandlingar går det inte att beskriva ett anbud som en fast handling med ett fast innehåll. Vilka handlingar, uppgifter och format som ska ingå avgörs av den upphandling anbudet lämnas i.

Vad bestämmer anbudets form och innehåll?

Anbudets form och innehåll bestäms av den enskilda upphandlingens dokument, inom den ram som lagen sätter. Lagen anger vad ett upphandlingsdokument är och hur anbuden ska prövas, men den ersätter inte de konkreta kraven i den upphandling anbudet gäller.

Ramen sätts av lagen om offentlig upphandling, medan de bindande kraven på ett enskilt anbud kommer ur den upphandlingens egna dokument.

Vad som styr	Vad det reglerar
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling	Definitionen av upphandlingsdokument i 1 kap. 23 § och prövningen inför tilldelning
Upphandlingsdokumenten	De konkreta kraven på anbudets form, innehåll och inlämning
Annonsen eller upphandlingsdokumenten	Sista anbudsdag för den aktuella upphandlingen

Inför tilldelning kontrollerar den upphandlande myndigheten om anbudet överensstämmer med det som har efterfrågats. Ett formkrav som inte har ställts i den aktuella upphandlingen kan därför inte läggas till i efterhand, och ett krav som har ställts kan inte bortses från för att det saknas i en annan upphandling.

Hur bestäms sista anbudsdag?

Sista anbudsdag bestäms av det datum och klockslag som anges i annonsen eller upphandlingsdokumenten för den aktuella upphandlingen. Lagen reglerar separat minimifrister och kravet på skälig tid, vilket är två skilda frågor från den tidpunkt som står i den enskilda upphandlingen.

Situation	Vad som gäller för anbudstiden
Den konkreta upphandlingen	Datum och klockslag i annonsen eller upphandlingsdokumenten
Direktivstyrt förfarande	Lagens minimifrister för det förfarande som används
Upphandling enligt 19 kap.	Ingen lagstadgad minimifrist utöver att anbudsgivare ska ges skälig tid
Lagstadgad frist som löper ut på lördag, söndag eller helgdag	Fristen löper ut vid utgången av påföljande arbetsdags sista timme

Något allmängiltigt antal dagar för anbudstiden finns alltså inte. Hur lång tid som är skälig i en upphandling utanför direktivens område kan inte avgöras utan kännedom om vad som upphandlas och vilket förfarande som används.

När måste anbudstiden förlängas?

Anbudstiden ska förlängas när kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten lämnas för sent och upplysningarna behövs för att leverantörerna ska kunna utforma sina anbud. Förlängningen är då en följd av myndighetens hantering, inte en förhandlingsbar tjänst mot en enskild leverantör.

Tre förhållanden avgör frågan:

• Vad upplysningen gäller: Regeln avser kompletterande upplysningar om innehållet i upphandlingsdokumenten.
• När den lämnas: Upplysningen ska ha lämnats så sent att den inte hinner beaktas inom den ursprungliga anbudstiden.
• Om den behövs: Upplysningen ska vara nödvändig för att ett anbud ska kunna utformas.

Förlängningen gäller tiden fram till sista anbudsdag och rör alla leverantörer i upphandlingen. Den ska hållas isär från frågan om vad som får ändras i ett anbud som redan har lämnats in, som avgörs av andra regler.

När får ett anbud rättas eller förtydligas?

Ett anbud får rättas, förtydligas eller kompletteras när den upphandlande myndigheten tillåter eller begär det enligt 4 kap. 9 § i lagen. Gemensam gräns för alla tre åtgärderna är att anbudet inte får ändras i sak.

Åtgärd	Vad den innebär	Gräns
Rättelse	En felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling rättas	Myndigheten får tillåta eller begära åtgärden, men behöver inte göra det
Förtydligande	Uppgifter som redan finns i anbudet görs mer detaljerade	Anbudet får inte ändras i sak
Komplettering	En uppgift som tidigare inte var tillgänglig lämnas in	En ny uppgift får som huvudregel inte läggas till för att ett obligatoriskt krav ska bli uppfyllt

Det är alltid den upphandlande organisationen som avgör om en sådan åtgärd ska tillåtas, och möjligheten ska tillämpas lika mot leverantörerna. En leverantör har därmed ingen generell rätt att förbättra sitt anbud efter sista anbudsdag, och ett förtydligande som i praktiken ändrar priset eller åtagandet är en ändring i sak.

Vad skiljer kvalificering från utvärdering av anbud?

Kvalificering gäller leverantörens förmåga att utföra kontraktet, medan tilldelningskriterierna gäller kvaliteten på det som erbjuds. Det är två skilda moment, och en leverantör som klarar kvalificeringen har därför inte fått något besked om hur anbudet kommer att värderas.

Moment	Vad som bedöms
Kvalificering	Leverantörens kapacitet att utföra kontraktet, prövad mot ställda kvalificeringskrav
Utvärdering	Kvaliteten på det upphandlingsföremål som erbjuds i anbudet, prövad mot tilldelningskriterierna

Inför tilldelning gör myndigheten tre kontroller: om anbudet uppfyller ställda krav och villkor, om leverantören ska uteslutas och om leverantören uppfyller ställda kvalificeringskrav. Vilka krav som gäller varierar mellan upphandlingar, och hållbarhetskrav i offentlig upphandling kan ingå bland de krav och villkor som anbudet prövas mot.

Vanliga frågor om anbud

Kan myndigheten kräva ett visst format för anbudet?

Ja. De bindande kraven på ett anbuds form och innehåll kommer ur upphandlingsdokumenten, alltså varje dokument som den upphandlande myndigheten använder för att beskriva eller fastställa innehållet i upphandlingen. Inför tilldelning prövas anbudet mot de krav och villkor som är ställda där.

Vad händer om sista anbudsdag infaller på en helg?

En lagstadgad frist som löper ut på en lördag, söndag eller helgdag löper i stället ut vid utgången av påföljande arbetsdags sista timme. Regeln gäller lagens frister och ersätter inte den tidpunkt som den enskilda upphandlingen anger.

Vem bestämmer om ett anbud får kompletteras?

Den upphandlande organisationen avgör om rättelse, förtydligande eller komplettering ska tillåtas. Möjligheten ska tillämpas lika mot leverantörerna, och en ny uppgift får som huvudregel inte läggas till för att ett obligatoriskt krav ska bli uppfyllt.