Upphandlingsförfarande

Vad avgör vilket upphandlingsförfarande som kan användas?

Tillämplig lag, kontraktsföremålet och förhållandet till tröskelvärdet avgör vilken regelram som gäller. LOU gäller när en upphandlande myndighet genom kontraktstilldelning anskaffar varor, tjänster eller byggentreprenader.

Tröskelvärdet skiljer normalt den direktivstyrda regelramen från den nationella. Sociala och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 till LOU följer dock de nationella reglerna även över sitt tröskelvärde. Konkurrenspräglad dialog är ett särskilt förfarande med egna förutsättningar inom den direktivstyrda delen av LOU.

Skillnaden kan sammanfattas så här:

Regelram	Vad styr processvalet?
Direktivstyrd upphandling	LOU:s regler om vilka förfaranden som får användas och hur de genomförs
Nationell upphandling	De nationella regler som formar processens upplägg

Vad skiljer öppet, selektivt och förhandlat upphandlingsförfarande?

Öppet förfarande låter alla leverantörer lämna anbud direkt, medan selektivt och förhandlat förfarande med föregående annonsering börjar med en ansökan om deltagande. Öppet och selektivt förfarande får alltid användas vid direktivstyrd LOU-upphandling. Förhandlat förfarande kräver att någon av lagens särskilda förutsättningar är uppfylld.

Förfarande	Vem får lämna anbud?	Förhandling
Öppet	Alla intresserade leverantörer	Inte tillåten
Selektivt	Kvalificerade leverantörer som bjuds in efter ansökan och eventuellt urval	Inte tillåten
Förhandlat med föregående annonsering	Leverantörer som bjuds in efter ansökan, kvalificering och eventuellt urval	Tillåten inom förfarandets gränser

Förhandlat förfarande kan exempelvis vara aktuellt när behovet kräver anpassning av tillgängliga lösningar eller när projektets komplexitet motiverar förhandling. Minimikrav och tilldelningskriterier får inte förhandlas bort, och slutliga anbud får inte förhandlas. Det är en annan ordning än konkurrenspräglad dialog, där dialogen används för att identifiera lösningar innan slutliga anbud lämnas.

Vad ska upphandlingsdokumenten styra?

Upphandlingsdokumenten beskriver eller fastställer upphandlingens innehåll. De anger vad myndigheten anskaffar och formar den gemensamma information som leverantörerna möter, samtidigt som hela utformningen omfattas av principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet.

Dokumentens centrala funktioner är att:

• Beskriva innehållet: föremålet för upphandlingen måste framgå genom den information som används i processen.
• Fastställa gemensamma villkor: leverantörerna ska möta samma beskrivning av upphandlingen och dess krav.
• Bära den fortsatta kontrollen: kvalificeringskrav och andra angivna förutsättningar behöver kunna kontrolleras före tilldelning.

En upphandling får inte utformas så att vissa leverantörer otillbörligt gynnas eller missgynnas. Den gränsen gäller dokumentens konstruktion, men avgör inte om ett konkret krav i ett visst underlag är tillåtet.

Upphandlingsprinciperna är inte ett separat moment som börjar efter att dokumenten har skrivits. De gäller upphandlingens utformning och följer därför med genom beskrivningen av innehållet, de angivna kraven och den senare kontrollen. Ett projektspecifikt krav kan ändå inte bedömas utan sin fullständiga formulering och sitt sammanhang.

Hur går annonsering och anbudskontroll till?

Annonsplikten styr var upphandlingen publiceras, och före tilldelning ska myndigheten genomföra de kontroller som LOU anger. En upphandling som inte är undantagen från annonseringsplikt ska annonseras i en registrerad annonsdatabas.

Processen går från publicering till kontroll i följande ordning:

1. Annonsering: upphandlingen publiceras i en registrerad annonsdatabas när inget undantag från annonsplikten gäller.
2. Kontroll av anbudet: myndigheten granskar det anbud som kan komma i fråga för kontraktet.
3. Kontroll av leverantören: uteslutningsgrunder och angivna kvalificeringskrav kontrolleras före tilldelningen.

Publiceringen och kontrollen fyller olika funktioner. Annonsen öppnar den reglerade processen, medan kontrollerna avgör om anbudet och leverantören uppfyller förutsättningarna inför tilldelningen. Att en upphandling har annonserats ersätter därför inte den granskning som ska göras senare.

Kontrollen sker före kontraktstilldelningen och ska hållas isär från själva annonseringen. Annonseringens plats, kontrollens innehåll och tiden för varje moment är olika delar av processen och kan inte ersättas med ett gemensamt tidsintervall.

När får kontraktet tecknas?

Efter ett elektroniskt meddelat tilldelningsbeslut gäller enligt myndighetsvägledningen minst tio dagars avtalsspärr. Spärren skiljer beslutet om vem som ska tilldelas kontraktet från den tidpunkt då avtalet kan ingås.

Vid annat utskick är minimitiden femton dagar. Utskicksdagen räknas inte, och slutdagen kan flyttas fram enligt reglerna om helgdagar. En längre spärr som angetts i underrättelsen måste också följas. Vid överprövning kan en förlängd avtalsspärr eller ett domstolsbeslut hindra kontraktstecknandet även efter den ursprungliga slutdagen.

Alla förfaranden har inte obligatorisk avtalsspärr. Undantag finns bland annat för direktupphandling, vissa förhandlade förfaranden utan föregående annonsering och avrop genom förnyad konkurrensutsättning. Kontrollera därför både förfarandet och eventuella beslut i överprövningen innan avtalet undertecknas.

Vanliga frågor om upphandlingsförfaranden

Måste en upphandling över tröskelvärdet annonseras i TED?

Ja, om upphandlingen omfattas av annonseringsplikt ska den också annonseras i TED. Det finns särskilda undantag, exempelvis när villkoren för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Ett högt kontraktsvärde innebär därför inte undantagslös annonsplikt.

Kan ett upphandlat kontrakt ändras utan en ny upphandling?

Huvudregeln är nej. Upphandlade kontrakt och ramavtal får som utgångspunkt inte ändras utan en ny upphandling. Frågan om en konkret ändring omfattas av något undantag kräver en separat bedömning.

Är förenklat förfarande en bestämd kategori under tröskelvärdet?

Nej. Under tröskelvärdena finns inga bestämda upphandlingsförfaranden i den nuvarande nationella regelramen. Uttrycket förenklat förfarande ska därför inte behandlas som en aktuell fast kategori där.