Konkurrenspräglad dialog

När får konkurrenspräglad dialog användas?

Konkurrenspräglad dialog får användas i de situationer som LOU anger för förhandlat förfarande med föregående annonsering. Det gäller bland annat när myndighetens behov inte kan tillgodoses utan att lättillgängliga lösningar anpassas.

Förutsättningen handlar om behovet och lösningens anpassning, inte om en allmän önskan att samtala med marknaden. Dialogen är därför ett särskilt upphandlingsförfarande med en reglerad övergång från ansökan och urval till dialog och slutliga anbud.

Anpassning av lättillgängliga lösningar är en uttrycklig situation där förfarandet kan användas. Den situationen ska inte byggas ut till en egen fullständig lista över alla tillåtna fall. Förfarandevalet behöver fortfarande knytas till LOU:s angivna förutsättningar och myndighetens faktiska behov.

Tidig marknadsdialog och konkurrenspräglad dialog är inte samma process. Den här förfarandeformen används inom den annonserade upphandlingen och ska inte beskrivas som fri förhandling. Om ett visst byggprojekt uppfyller förutsättningarna går inte att avgöra utan projektets behovsbild och upphandlingsunderlag.

Hur väljs deltagarna till dialogen?

Alla leverantörer får ansöka om att delta, men myndigheten kan begränsa antalet med hjälp av de urvalsuppgifter som har angetts i annonsen eller inbjudan. Begränsningen sker alltså efter en öppen möjlighet att ansöka och före själva dialogen.

Urvalet kan läsas i tre steg:

1. Ansökan: alla leverantörer får lämna en ansökan om deltagande efter anbudsinfordran.
2. Begränsning: myndigheten får begränsa antalet anbudssökande när urvalsuppgifterna har angetts i annonsen eller inbjudan.
3. Inbjudan: minst tre deltagare ska bjudas in om det finns så många kvalificerade deltagare.

Villkoret om kvalificerade deltagare är viktigt. Minimiantalet betyder inte att myndigheten kan bjuda in tre aktörer som saknar de kvalifikationer som krävs. Urvalsreglerna avgör inte hur en viss kvalificering eller ett projektspecifikt urval ska bedömas.

Rätten för alla leverantörer att ansöka är alltså skild från rätten att delta i dialogen. Mellan dessa steg ligger myndighetens urval enligt de uppgifter som har annonserats. Om färre än tre kvalificerade deltagare finns är villkoret om minimiantal uttryckligen knutet till den faktiska tillgången på kvalificerade deltagare.

Hur genomförs dialogen utan att lösningar röjs?

Dialogen får delas upp i successiva steg, men en deltagares lösning eller annan konfidentiell information får inte röjas för övriga deltagare utan samtycke. Möjligheten att använda steg måste ha angetts i upphandlingsdokumenten.

Processkydden håller deltagarnas bidrag åtskilda:

• Villkor för steg: möjligheten till successiva steg måste vara angiven i upphandlingsdokumenten.
• Genomförande i steg: dialogen får då genomföras i successiva steg.
• Samtycke vid röjande: en deltagares lösning eller konfidentiella information delas inte med andra deltagare utan samtycke.

Dialogens syfte är att identifiera och ange hur myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Det syftet ger inte ett generellt svar på om varje enskild upplysning är konfidentiell. En sådan gräns beror på den konkreta dialogen och kan därför inte ersättas med en allmän lista över hemliga uppgifter.

Successiva steg och skyddet för deltagarnas lösningar fyller olika funktioner. Det första är tillåtet när möjligheten har angetts i dokumenten, medan samtyckeskravet begränsar röjandet till andra deltagare. Att dialogen genomförs i steg gör därför inte en deltagares lösning tillgänglig för övriga.

Hur går processen från dialog till slutligt anbud?

När dialogen har avslutats uppmanas deltagarna att lämna slutliga anbud utifrån de lösningar som har lagts fram och preciserats. Grunden för utvärderingen är bästa förhållande mellan kvalitet och pris.

Övergången sker i en bestämd ordning:

1. Dialogen avslutas: myndigheten slutför diskussionen om hur behovet kan tillgodoses.
2. Slutliga anbud begärs: deltagarna uppmanas att lämna anbud utifrån de preciserade lösningarna.
3. Anbuden utvärderas: myndigheten bedömer de slutliga anbuden utifrån bästa förhållande mellan kvalitet och pris.

Dialogen är avslutad när de slutliga anbuden begärs. Det håller arbetet med att identifiera lösningar åtskilt från den efterföljande anbudsfasen och visar varför urval, dialog och utvärdering behöver beskrivas som olika moment.

Utvärderingen av slutliga anbud ska göras utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Det momentet kommer efter ansökan, urval och lösningsdialog. Urvalsuppgifterna för deltagande ska därför inte blandas ihop med den grund som används när de slutliga anbuden utvärderas.

Den anbudsfas som följer efter dialogen riktas till de deltagare som redan har valts ut och medverkat i processen. Reglerna för det tidigare urvalet avgör därför inte hur de slutliga anbuden ska rangordnas, och utvärderingsgrunden ändrar inte vilka leverantörer som blev inbjudna till dialogen.

Vanliga frågor om konkurrenspräglad dialog

Kan deltagare få ersättning vid konkurrenspräglad dialog?

Ja. Den upphandlande organisationen kan besluta om ersättning till anbudssökande som deltar i dialogen. Någon generell nivå eller utformning följer inte av den regeln.

Finns en minimitidsfrist för slutligt anbud vid konkurrenspräglad dialog?

Nej. Någon minimitidsfrist gäller inte för det slutliga anbudet, och den faktiska fristen behöver därför framgå av upphandlingsdokumenten.

Får ett slutligt anbud klarläggas efter konkurrenspräglad dialog?

Ja. Efter avslutad dialog får myndigheten uppmana en deltagare att klarlägga, precisera och optimera sitt anbud. Det innebär inte en rätt till obegränsad förhandling.