Förnyad konkurrensutsättning

När används förnyad konkurrensutsättning i ett ramavtal?

Förnyad konkurrensutsättning används inom ett flerleverantörsramavtal när inte samtliga villkor för de senare kontrakten är fastställda. Ett ramavtal fastställer villkor för kontrakt som ska tilldelas under en given tidsperiod. Metoden öppnar alltså inte leverantörskretsen på nytt, utan låter parterna i ramavtalet konkurrera om det aktuella kontraktet.

Det enskilda ramavtalet och dess upphandlingsdokument sätter gränserna för avropet. Om en viss mängd, tidplan, teknisk specifikation eller annat projektkrav ryms inom avtalet går inte att avgöra generellt. Den frågan kräver att det aktuella avtalet och dess dokument läses tillsammans.

Ramavtalet fyller därmed två funktioner inför konkurrensutsättningen. Det anger vilka leverantörer som ingår i kretsen och utgör ramen för villkoren i det senare kontraktet. När alla villkor inte är fastställda får de leverantörerna konkurrera på nytt inom den redan upphandlade ordningen. Det är denna koppling som skiljer FKU från ett fristående inköp.

Hur skiljs FKU från direkt tilldelning?

Direkt tilldelning och förnyad konkurrensutsättning kan kombineras inom ett flerleverantörsramavtal om detta har angetts i upphandlingsdokumenten. Metoderna fyller olika funktioner: vid FKU får ramavtalsleverantörerna på nytt lämna anbud, medan kombinationens närmare användning måste följa den ordning som fastställdes för ramavtalet.

Det går därför inte att välja fritt mellan metoderna först när ett behov uppstår. Förutsättningarna för kombinationen behöver redan finnas i upphandlingsdokumenten.

Vilka villkor får preciseras inför avropet?

Villkoren får vid behov preciseras inför avropet. Kompletteringar är begränsade till villkor som har angetts i ramavtalets upphandlingsdokument. Det hindrar att konkurrensen förändras genom helt nya villkor som saknar stöd i den fastställda ramen.

Gränsen kan inte dras abstrakt för ett bestämt byggprojekt. En ändrad mängd, ett nytt klimatkrav eller en justerad teknisk lösning kan bara bedömas mot det aktuella ramavtalets omfattning och dokument.

Hur skickas och hanteras anbuden vid FKU?

Anbudshanteringen börjar med att leverantörerna som är parter i ramavtalet bjuds in att på nytt lämna anbud enligt ramavtalets villkor. Till skillnad från ett nytt upphandlingsförfarande är kretsen redan bestämd genom ramavtalet.

Den grundläggande kedjan är:

1. De leverantörer som är parter i ramavtalet bjuds in att lämna anbud.
2. Anbuden lämnas skriftligen enligt villkoren för den förnyade konkurrensutsättningen.
3. Anbudens innehåll hålls stängt för beställaren tills den angivna svarstiden har löpt ut.
4. Tilldelningen dokumenteras så att beslutet kan motiveras.

Den slutna leverantörskretsen betyder inte att anbudshanteringen får ske informellt. Kraven på skriftlighet och stängd hantering fram till svarstidens slut skapar en tydlig gräns mellan anbudstiden och den efterföljande bedömningen.

Inbjudan, anbuden och svarstidens slut hör därför till samma sammanhållna förlopp. Först bjuds ramavtalets parter in, därefter lämnas de skriftliga anbuden och först när svarstiden har gått ut får beställaren ta del av innehållet. Ordningen bevarar samma leverantörskrets genom hela konkurrensutsättningen.

Den upphandlande myndigheten ska också dokumentera genomförandet så att besluten kan motiveras.

Var går gränsen mot direktupphandling?

Gränsen går vid att FKU genomförs inom ett befintligt flerleverantörsramavtal och bland dess leverantörer. Metoden bygger på att ramavtalet fastställer villkor för senare kontrakt och att parterna i avtalet bjuds in att lämna nya anbud.

En direktupphandling enligt LOU innebär i stället tilldelning utan föregående annons om anbudsinfordran och kräver ett eget lagstöd. FKU ger därför inte i sig stöd för att köpa från någon utanför ramavtalets leverantörskrets.

En konkurrenspräglad dialog är också en annan metod än konkurrens mellan redan antagna ramavtalsleverantörer.

Vanliga frågor om förnyad konkurrensutsättning

Måste en FKU annonseras som en ny upphandling?

Nej, en förnyad konkurrensutsättning ska inte annonseras som en ny upphandling i en registrerad annonsdatabas. Konkurrensen sker mellan de leverantörer som redan är parter i ramavtalet.

Måste en ramavtalsleverantör alltid lämna anbud vid FKU?

LOU reglerar inte om en ramavtalsleverantör är skyldig att lämna anbud vid varje förnyad konkurrensutsättning. En eventuell skyldighet kan därför inte avgöras enbart med stöd av den lagregeln.

Gäller obligatorisk avtalsspärr efter en FKU?

Nej, obligatorisk avtalsspärr gäller inte vid tilldelning genom förnyad konkurrensutsättning. Det säger däremot inte om en frivillig avtalsspärr bör användas i ett bestämt avrop.